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Le BEP optimise ses processus administratifs transversaux !
Le Département Informatique et le Département des Ressources Humaines du BEP ont travaillé main dans la main pour identifier et proposer des pistes de simplification et d’optimisation des processus administratifs transversaux du BEP.
Identifier et centraliser les processus concernés
Le projet s’est déroulé en plusieurs étapes. Tout d’abord, il a été indispensable d’identifier les processus concernés. Des rencontres avec les membres de la Direction concernés ainsi que les référents de chaque processus a permis de schématiser ces derniers et de rédiger un rapport reprenant les points positifs et négatifs, surprenants ou interpellants.
Sur base de ces discussions et constats, les équipes de l’IT et des RH ont réalisé un brainstorming. Objectif: décrire de nouveaux processus hypothétiques et proposer un rapport de recommandations au Comité de pilotage du projet.
Intranet, gestion documentaire…
Le projet a ainsi mis en évidence la nécessité d’optimiser l’intranet des employés du BEP, la gestion documentaire, la mise en place d’un outil de signature électronique, la digitalisation du formulaire de demande de formation, l’amélioration du processus d’accueil des nouveaux collaborateurs ou encore la mise en place d’un FAQ pour toutes les questions récurrentes en matière d’informatique.
Un plan d’action a été proposé en identifiant, pour chaque processus à optimiser, les ressources nécessaires ainsi qu’un timing défini.