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Le BEP digitalise ses archives foncières
À chaque vente de terrain sur l’un des parcs d’activité gérés par le BEP, une recherche d’archives est nécessaire pour identifier le propriétaire actuel, retracer l’historique de la parcelle et étayer l’acte de vente. Ce sont ainsi plus de 1000 dossiers de vente de terrains qui ornent les étagères des gestionnaires de dossiers fonciers du BEP, dont certains remontant à plus de 50 ans.
Numériser, ordonner, faciliter
Le BEP a lancé mi-juin 2020 un travail de digitalisation de ces dossiers. Le but est multiple :
- Pouvoir archiver les dossiers papiers de manière cohérente et structurée ;
- Fournir un reporting de données, incluant les ventes les plus anciennes ;
- Organiser leur arborescence numérique, afin de naviguer facilement dans l’historique du bien et ses liens avec d’autres parcelles.
Sur base de ce travail, le BEP étudie également la mise en œuvre d’un outil partagé des dossiers fonciers, afin d’améliorer la transversalité des informations en interne et de développer le contact entre les services concernés de près ou de loin par les matières immobilières.
À ce jour, plus de 300 dossiers ont été entièrement digitalisés. Outre la numérisation des pièces, le travail consiste également à diviser et catégoriser celles-ci, à les replacer dans le bon ordre chronologique, à supprimer les doublons et éventuellement rechercher les pièces manquantes.
Un travail long et fastidieux… qui progresse pièce par pièce, dossier par dossier !